Pitkäaikainen asiakkaamme Canon on järjestänyt Prosessin- ja tiedonhallinnan asiakaspäivän livetapahtumana useana vuonna. Tapahtuma on tärkeä vastavuoroisen oppimisen, verkostoitumisen ja asiakassuhteidenhoidon mahdollistava kohtaamispiste.

 

Vuonna 2020 vastassa oli haaste: koronaviruspandemia. Toukokuulle kaavailtu tapahtuma oli liiketoiminnallisesti niin tärkeää, ettei sitä haluttu peruttaa kokonaan. Niinpä se päätettiin toteuttaa virtuaalitapahtumana kesän jälkeen.

 

Olimme auttaneet Canonia jo useiden tapahtumien, webinaarien ja hybriditapahtumien suunnittelussa ja toteutuksessa, joten kompromisseja ei haluttu tälläkään kertaa tehdä sisällön tai tapahtuman laadun suhteen.

Asiakkaalla on käytössä GoToWebinar-tapahtuma-alusta, jonka hyödyntämistä olimme päässeet yhdessä harjoittelemaan jo useaan otteeseen. Järjestelmä on yrityskäytössä melko suosittu, teknisesti pätevä ja tapahtumavieraille helppokäyttöinen.

 

Canon on myös pystyttänyt kuvausstudion videotuotantoja ja virtuaalitapahtumia varten. Huippuluokan kuvauskalusto löytyy omasta takaa ja näin ollen suurin haaste on ollut verkkokaistan riittävyyden varmistaminen ja tapahtumaprosessin kokonaishallinta.

 

Virtuaalitapahtuman ohjelma haluttiin toteuttaa mahdollisimman pitkälle tapahtuman alkuperäisen hengen mukaisesti: kutsumalla ”lavalle” useita vieraspuhujia. Koko päivän tapahtuman sijaan, verkkototeutus päätettiin kuitenkin tiivistää aamupäivän mittaiseksi.

 

Tapahtuman moderaattori esiintyi reaaliajassa Helsingin studiolla ja aloitussanojen jälkeen puheenvuoro siirtyi Pariisiin. Vieraspuhujan videokuva ja esitysmateriaali näkyivät yhdenaikaisina omissa ikkunoissaan. Esityksen päätteeksi moderaattori esitti osallistujien lähettämät kysymykset puhujavieraalle, jolloin ne saatettiin käsitellä keskustelunomaisesti.

 

Tapahtuman toisen vierasesiintyjän puheenvuoro oli nauhoitettu studiolla etukäteen aikatauluhaasteista johtuen. Puhujan laajan esiintymiskokemuksen ja aiheen kiinnostavuuden ansiosta osallistujat eivät välttämättä edes huomannut, ettei esitys tapahtunut reaaliajassa. Tällä erää katsojille ei kuitenkaan voitu tarjota kyselymahdollisuutta.

 

Kolmannessa ohjelmanumerossa Canonin asiakasyrityksen edustaja esiintyi reaaliajassa Helsingin studiolla, jolloin kysymykset saatettiin hoitaa moderaattorin ja esiintyjän kesken kasvokkain. Myös neljäs puheenvuoro hoidettiin studiolta reaaliajassa ja viimeisenä esityksenä kuultiin jälleen etukäteen nauhoitettu asiakaspuheenvuoro.

Runsaan harjoittelun ja etukäteisvalmistelujen ansiosta ohjelma eteni aikataulussaan ja ilman suurempia teknisiä haasteita. Siirtymät studiolta esiintyjiin ja takaisin sujuivat ongelmitta. Virtuaalitapahtumaan osallistuville tapahtumavieraille moderaattorin ja esiintyjien välinen vuorovaikutus ja luontevat siirtymät puhujien välillä olivat selkeitä ja miellyttäviä, jolloin huomio ja kiinnostus oli helppo pitää ohjelmassa.

Kysymys- ja kommentointitoiminnon lisäksi GTW-järjestelmä mahdollistaa nopean palautekyselyn toteuttamisen heti tapahtuman päätyttyä. Kolmella selkeällä kysymyksellä, joihin osallistuja voi vastata pelkällä klikkauksella, Canon sai tuntumaa siitä, keille osallistujista aihe oli ajankohtainen ja ketkä haluavat, että heihin ollaan sen tiimoilta yhteydessä.

GTW-alustan ansiosta esitysmateriaalit ja videonauhoitukset puheenvuoroista saatiin tarjottua osallistujille muistinvirkistykseksi ja osallistumattajättäneille tiedoksi jo heti seuraavana päivänä.

Ilmoittautuneet: 231
Osallistujat: 166
Osallistumisprosentti: 82
Sosiaalisen median nostojen ja mainonnan kautta ilmoittautuneet: 25
Suorat yhteydenottopyynnöt: 2